A troca de mensagens por meio do e-mail se tornou essencial no ambiente corporativo contemporâneo, sendo utilizada por empresas, profissionais autônomos e funcionários para se comunicarem e realizarem suas atividades diárias.

Assim, diversos profissionais optam por utilizar serviços de hospedagem de e-mail como uma alternativa eficaz e segura para garantir a não perda de mensagens, obter um endereço personalizado com seu próprio domínio e encontrar facilmente a correspondência desejada.

Porém, é possível aumentar a segurança e eficiência da sua comunicação por e-mail com algumas práticas de hospedagem recomendadas. Vamos mostrar como fazer isso.

Antes de abordarmos esses tópicos, vamos analisar com mais profundidade o serviço de hospedagem de e-mail.

Qual é a definição de Hospedagem de Email?

A hospedagem de e-mail é um serviço que disponibiliza aos usuários um servidor de correio totalmente controlado, com foco em enviar, receber e proteger e-mails e comunicações. Normalmente, os provedores fornecem servidores compatíveis com os protocolos SMTP, IMAP e POP3, além de realizar atualizações de segurança como parte do pacote de hospedagem.

Com um provedor de e-mail, você tem acesso a diversas vantagens, como um endereço profissional para sua empresa, capacidade de armazenamento exclusiva, medidas de segurança avançadas, proteção contra e-mails indesejados e outras funcionalidades.

Passos para ajustar as configurações da sua conta de hospedagem de e-mail.

Para estabelecer as configurações da sua conta de hospedagem de e-mail, é necessário seguir três etapas fáceis.

Selecione um serviço de registro de domínio e hospedagem.

Contar com um domínio e endereço de e-mail que correspondam ao nome da sua empresa pode contribuir para aumentar sua credibilidade e transmitir uma imagem mais confiável aos clientes.

Além disso, o logotipo representa a identidade visual do seu site e apresenta aos usuários a sua marca, facilitando a memorização do seu nome e a sua identificação quando buscam pelos seus produtos e serviços.

Portanto, é essencial que você selecione um fornecedor de hospedagem que inclua um endereço de negócio profissional e domínio no seu pacote de hospedagem de e-mail ou web.

Se você possui um site, consulte o seu provedor de serviços sobre as alternativas de e-mail disponíveis no seu plano atual ou sobre a possibilidade de mudar para um plano que ofereça os recursos de e-mail necessários, como webmail, autoresponders, redirecionadores, espaço em disco adequado, entre outros. Alguns provedores também disponibilizam transferências de site profissionais gratuitas, o que pode ser muito útil para evitar contratempos inesperados.

Inserir seus endereços de e-mail e pastas de entrada.

A maioria dos provedores oferece suporte para configurar e adicionar suas contas de e-mail, disponibilizando um portal de gerenciamento de contas simples e fornecendo ferramentas e suporte disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, para ajudá-lo com quaisquer problemas que possam surgir.

A forma como você configura depende do painel de controle disponibilizado pelo seu provedor. Em geral, será necessário seguir os passos a seguir.

• Acesse sua conta no painel de administração.
• Localize a área destinada às atividades relacionadas ao serviço de correio.
• Acesse a alternativa de contas de e-mail.
• Pressione o botão para gerar um endereço novo.
• Escolher um nome de utilizador e estabelecer uma palavra-passe.
• Calcular a quantidade de espaço de armazenamento necessário.
• Preservar as modificações e ajustes que foram realizados.

Estabeleça uma ligação entre a sua caixa de entrada de e-mails e clientes e dispositivos.

Agora que você configurou uma caixa de entrada, é necessário conectá-la a um cliente de email e a diferentes dispositivos para que você possa acessar seus emails de qualquer lugar.

Para conectar sua caixa de entrada a diferentes dispositivos, como navegador, iPhone ou laptop, é necessário acessar a opção Conectar Dispositivos no painel de controle. Essa opção geralmente fica próxima ao endereço que deseja vincular. Em seguida, selecione os dispositivos desejados para a conexão e estará pronto para usar.

A maioria dos provedores disponibiliza aos usuários clientes de email online que permitem acessar suas mensagens por meio de um navegador web, sem custo adicional. Verifique com o seu provedor se eles oferecem essa opção e quais são os clientes de email suportados por eles.

Dicas fundamentais para otimizar a gestão de e-mails de forma eficaz.

Seus e-mails podem se acumular rapidamente, por isso é importante seguir algumas orientações para garantir que você os gerencie de forma eficiente e responda a eles dentro do prazo.

• Agende um momento determinado durante o dia para checar e responder aos e-mails.
• Eliminar as mensagens desnecessárias.
• Organize seus e-mails em grupos e subgrupos para facilitar a sua gestão.
• Cadastro em boletins informativos desnecessários.
• Defina filtros que direcionarão os e-mails recebidos para as pastas apropriadas.
• Desenvolver pequenas caixas de entrada que irão receber mensagens pela internet de acordo com sua categoria, remetente ou assunto.
• Dê prioridade às mensagens com base no remetente ou no projeto.
• Você deve consultar regularmente os e-mails que recebe sempre que tiver disponibilidade.
• Desligar as notificações das suas redes sociais pode evitar que sua caixa de entrada seja sobrecarregada com atualizações sem importância.
• Esvazia a caixa de entrada uma vez por semana.

Forma de garantir a segurança de seus e-mails e resguardar dados confidenciais.

Garantir a segurança dos seus e-mails é uma medida fundamental a se ter em mente, principalmente quando se trata do envio e recebimento de informações confidenciais diariamente. Algumas recomendações essenciais a serem adotadas para proteger a si mesmo, seu negócio e seus clientes são:

Utilize um serviço de correio eletrônico com criptografia.

A maioria dos serviços de email não garante a segurança das suas mensagens de forma satisfatória. Alguns provedores chegam a analisar o conteúdo das suas mensagens para exibir anúncios direcionados, monitorar suas atividades online e manter um histórico das suas ações.

Para impedir essa situação, é recomendável optar por um provedor de e-mail que disponibilize criptografia total e não tenha acesso aos conteúdos. Dessa forma, suas comunicações online estarão protegidas e não poderão ser interceptadas ou lidas por outras pessoas.

Defender-se contra as fraudes de Phishing.

Os e-mails são a tática preferida dos hackers para realizar golpes de phishing, sendo que eles enviam links maliciosos com o objetivo de obter acesso às suas informações corporativas e pessoais através do seu clique.

Para evitar ser enganado, é importante não abrir mensagens de e-mail de remetentes desconhecidos, especialmente aquelas que pedem para você agir de uma maneira específica ou que venham de um endereço desconhecido. É recomendado bloquear esses remetentes e denunciá-los ao provedor de serviços de e-mail.

Crie um código de segurança para os seus e-mails.

Mesmo ao utilizar um serviço de e-mail criptografado, é possível que o destinatário empregue um método padrão, tornando suas mensagens potencialmente suscetíveis à leitura e acesso não autorizados. Para garantir o máximo de segurança, pode-se pensar em proteger cada e-mail enviado com uma senha.

A maneira como isso opera é a seguinte:

• Você e a pessoa para quem está enviando concordam em uma senha.
• Você escolhe essa senha para ser usada em todas as suas mensagens de e-mail.
• Após o envio da mensagem, o destinatário precisará digitar a senha previamente combinada para visualizá-la.

Ative a verificação em duas etapas.

A autenticação de dois fatores (2FA) acrescenta mais segurança à sua conta, exigindo que você confirme sua identidade além de digitar sua senha para acessá-la.

Alguns sistemas de autenticação em duas etapas requerem que você instale um aplicativo no seu celular que gera um código único a ser utilizado no momento do login. Outros enviam o código para o número de telefone que você forneceu. Além disso, existe a autenticação em duas etapas biométrica, na qual você utiliza o FaceID ou TouchID para confirmar sua identidade e ter acesso à sua conta.

Dicas eficazes para aprimorar o desempenho do envio de e-mails.

Aprimorar a forma como você envia e-mails ajudará a diminuir a probabilidade de suas mensagens serem classificadas como spam ou bloqueadas pelo provedor de serviço de internet do destinatário. Isso é crucial para empresas que conduzem amplas campanhas de marketing e lidam com dados sensíveis que requerem pronta ação.

A seguir estão algumas recomendações importantes que você pode implementar para otimizar a entrega de e-mails.

• Verificar a autenticidade do seu domínio de e-mail é essencial para protegê-lo contra spoofing, uma situação em que um invasor assume o controle do seu domínio e envia e-mails em seu nome. Para evitar isso, é recomendado ativar o SPF e o DKIM, pois isso demonstrará ao seu provedor de serviços de internet que você é o legítimo proprietário do domínio e o único autorizado a enviar e-mails em seu nome.
• Melhore o seu procedimento de autorização: A maneira como você obtém os endereços de e-mail dos destinatários para sua lista influencia as taxas de entrega. Portanto, é crucial assegurar que sua lista inclua somente usuários interessados que tenham concordado explicitamente em receber suas mensagens. Do contrário, seu provedor de serviços de internet pode interpretar como spam e bloquear suas mensagens.
• Evite redigir linhas de assunto que se assemelham a spam. A escolha das palavras e frases utilizadas no assunto é crucial, pois pode influenciar se os usuários abrirão ou excluirão seus e-mails. É mais eficaz evitar expressões como “Completamente Livre” ou “Risk-Free”, que podem dar a impressão de pressionar os clientes a comprar seus produtos. Em vez disso, destaque uma característica exclusiva oferecida e o verdadeiro valor de seus produtos.

Dicas ideais para realizar cópias de segurança e restaurar seus dados de e-mail hospedados.

O serviço de e-mail empresarial da ScalaHosting oferece um domínio gratuito, proteção avançada contra spam, um endereço de e-mail profissional e uma caixa de entrada aprimorada. Também fornece backups diários externos e um endereço IP dedicado para garantir que você não seja colocado em listas negras.

Resumo final

Aprimorar o serviço de e-mail pode contribuir para otimizar a eficácia da sua empresa, promovendo uma comunicação mais eficiente.

Em outras palavras, ao adotar as estratégias mais eficazes para configurar, administrar, proteger e fazer backup do seu sistema de e-mails, você assegura que não perderá nenhuma mensagem e oferecerá um ambiente seguro para que seus clientes, colaboradores e parceiros possam compartilhar informações com liberdade e proteção.

Se deseja encontrar um provedor confiável que disponha de todos os recursos necessários, experimente o serviço de hospedagem de e-mail para negócios da ScalaHosting e tenha seu e-mail hospedado em um ambiente altamente otimizado e seguro.

Perguntas comuns

Quais vantagens a hospedagem de e-mail oferece?

Alguns dos vantagens de utilizar um serviço de hospedagem de e-mail são os seguintes:

• Contar com um nome de domínio compatível e um endereço de e-mail correspondente aumenta a sua credibilidade.
• Assegure que o seu endereço de e-mail esteja constantemente acessível para clientes e parceiros.
• Fornece segurança por meio de códigos secretos.
• Aumenta o reconhecimento da marca.
• Fornece uma maior capacidade de armazenamento.
• Oferece proteção contra spam, vírus e bloqueio.

Qual diferença há entre o email e o serviço de hospedagem na web?

Resposta: A diferença principal entre email e hospedagem web reside no fato de que o email se concentra exclusivamente nos serviços de correio, como envio, recebimento, segurança e configuração do email. Por outro lado, a hospedagem na web oferece uma variedade ampla de serviços e recursos para o site, como gerenciamento de domínio, ferramentas para construção do site e tudo o mais necessário para hospedar e gerenciar um site completo, juntamente com os emails.

Você está procurando um serviço de hospedagem de e-mails?

Pessoas que necessitam de uma caixa de entrada de e-mail para uso pessoal podem não encontrar muitos benefícios em um serviço de e-mail hospedado, mas para uma empresa é essencial. Ter contas de e-mail personalizadas com o próprio domínio parece mais profissional do que compartilhar um endereço do Gmail com parceiros. Além disso, os e-mails hospedados são mais seguros, têm maior taxa de entrega e oferecem controle total ao cliente sobre a sua caixa de entrada.